Het programma bevat de activiteiten van de shared services organisatie van de gemeente Den Haag. Deze ontwikkelt, levert, beheert en adviseert over facilitaire voorzieningen in de bedrijfsvoering en zorgt er voor dat de collega’s van de gemeentelijke diensten hun werk voor de stad goed kunnen doen. Een ander deel van de organisatie heeft als taak om het gemeentelijke vastgoed optimaal in te zetten en ondersteunt de huisvesting voor het ambtelijk apparaat (met uitzondering van de strategische kernvoorraad) en de plusproducten. De belangrijkste resultaten van het programma zijn:

Klanttevredenheidsonderzoek
Het IDC heeft in 2016 wederom een klanttevredenheidsonderzoek laten verrichten. De rapportcijfers laten een stijgende lijn zien: in 2010 een 6,38, in 2012 een 6,5 en in 2016 een 6,9. Ruim 2.800 collega’s gaven hun mening over de volle breedte van de IDC-dienstverlening. Een kwart van hen gaf aan dat de dienstverlening ten opzichte van vorig jaar is verbeterd. De verbetering is zichtbaar over de hele lijn; alle onderdelen van het IDC kregen een hoger cijfer dan bij het vorige onderzoek. Het hoogst scoorde het ARBO-centrum; een 7,4. Opvallend is verder dat de dienstverlening in de strategische kernvoorraad panden (Spui, Leyweg, Fruitweg en de stadsdeelkantoren) hoger werd beoordeeld dan de dienstverlening in de niet kernvoorraad panden (o.a. Binckhorstlaan).

Toegangsbeveiliging
Bij de ingangen van de liften van het stadhuis zijn controlepoorten geplaatst. Zo kunnen alleen mensen met een toegangspas de kantoorruimtes van het pand bereiken. Om het systeem sluitend te maken was een extra lift nodig voor de bezoekers van de parkeergarage. Hiervoor vonden we een effectieve, fraaie oplossing. Het totale projectbudget bedroeg € 3,1 mln. Hiervan is in 2016 € 2,1 mln. besteed. De afronding van het project vindt in 2017 plaats. Met name de bewegwijzering van de parkeergarage en het al dan niet invoeren van bezoekerspassen zal dan opgepakt worden. Het project zal ruim binnen het beschikbare budget afgerond gaan worden.

Control Room
In het stadskantoor aan de Leyweg is in het najaar van 2016 de Control Room geopend, van waaruit Haagse ICT processen continue worden. Deze Control Room is onderdeel van een innovatieve werkwijze om de gemeentelijke ICT beheersbaar te houden. Op dit moment worden er 19 processen gemonitord, in de komende periode worden meer systemen aangesloten; ook de gemeentelijke applicaties die buiten de gemeente draaien.

Aanbestedingen
In 2016 zijn een aantal grote aanbestedingen met impact op het dagelijkse werk van alle medewerkers afgerond en geïmplementeerd. De aanbesteding Mobiele telefonie is afgerond. Hierdoor is een veel goedkoper contract voor datagebruik en toegang tot het 4G netwerk afgesloten. Medewerkers hebben inmiddels allemaal 1Gb datagebruik per maand beschikbaar. In combinatie met de uitrol van de smartphones is dit technologisch gezien een flinke stap voorwaarts. Ook voor het gebruik van de multifunctionals is een nieuw contract gesloten. Deze is niet alleen € 0,4 mln. voordeliger , ook is de invoering van “volg mij” mogelijk geworden, waardoor iedereen zijn printwerk naar elke willekeurige printer kan sturen.

Organisatie ontwikkelingen
In 2016 is de reorganisatie afgerond van de clusters Diensten en Middelen, Huisvesting en Serviceplein tot één cluster Facilitair. Zo komen betere coördinatie, een hogere kwaliteit en een hogere klant-tevredenheid binnen bereik. Het cluster Automatisering rondde in 2016 eveneens het laatste deel van een reorganisatie af. Deze reorganisatie startte in 2014 met een verbetering van de sturing op vraag en aanbod. Ook startte Automatisering met Accountmanagement en Contract- en leveranciersmanagement en werkt Automatisering nu met een gemeentelijke projecten- en capaciteitsplanning en een aanbestedingskalender. Nu kan de organisatie definitief worden ingevuld met vast eigen personeel. Dit betekent: beperking van de inzet van externen. Ook zijn er grote stappen gezet in de vernieuwing van de technische infrastructuur en de inrichting van de werkprocessen.

Het programma Interne Dienstverlening noteert over 2016 een nadeel van € 4,653 mln., ten opzichte van het begrote voordelige saldo van € 6,818 mln. Het nadeel is het gevolg van een tekort op het strategisch huisvestingsprogramma van € 6,234 mln. Hiervoor zijn in de begroting geen middelen opgenomen. De interne dienstverlening realiseerde over het verslagjaar een voordeel van € 1,581 mln. In de toelichting worden de majeure verschillen nader belicht.

Toelichting financieel resultaat programma 18               € 4,6 mln. N / I

Interne dienstverlening € 1,5 mln. V/ I
Op de bedrijfsvoering van de interne dienstverlening is een voordeel behaald van € 1,5 mln. Een groot deel daarvan is het gevolg van goedkopere energie door de gunstige olieprijzen in 2016 € 0,7 mln. Daarnaast waren er incidentele voordelen op het onderhoud van de panden in de strategische kernvoorraad. Ook is er een incidenteel voordeel van € 0,2 mln. door het vrijvallen van een reorganisatievoorziening; medewerkers die boventallig zouden worden en waarvoor de voorziening getroffen werd, konden alsnog worden geplaatst, waardoor kosten zijn bespaard.

Daarnaast is er een incidenteel voordeel van € 0,5 mln. in de exploitatie, onder andere door een gunstig schadeverloop in de verzekeringen van panden en goederen van de gemeente. Tot slot is er een technisch nadeel ontstaan van € 0,4 mln. door een foutieve verwerking van kapitaallasten. In de begroting is een noodzakelijke correctie niet verwerkt. Daardoor ontstaat in dit programma een nadeel, maar tegenover staat een voordeel van gelijke omvang in programma 16.

Hogere lasten strategisch huisvestingsplan 2.0 en niet afstoten Fruitweg € 6,2 mln. N / I
Op het strategisch huisvestingsplan is een nadeel behaald van € 6,2 mln. In het huisvestingsplan staat dat de panden Binckhorstlaan en Fruitweg worden afgestoten. Tot op heden is dat niet mogelijk, omdat er in de panden van de kernvoorraad geen geschikte ruimte is, De kosten voor de Fruitweg en de Binckhorstlaan lopen dus door.

Toelichting verschillen uitkomst 2016 t.o.v. uitkomst 2015

In de rekening over 2016 zijn de baten hoger dan in 2015. Daar zijn verschillende redenen voor. Ook de onttrekking uit de Bestemmingsreserve Leyweg van € 3,1 mln. beïnvloed het resultaat. De belangrijkste effecten in 2015 zijn hogere opbrengst van de parkeergarage Spui en verkopen bij de verschillende shared services onderdelen.

Product Basiswerkplekken

Op dit moment zijn de kosten voor huisvesting, werkplekautomatisering, HR-services, ARBO/dienstverlening en de producten koffie op de werkplek, printservice, klein druk- en printwerk en het gebruik van vergaderzalen in dit tarief opgenomen. Verder worden in het product basiswerkplekken de lasten en basten verwerkt voor het registreren van vastgoed op aanwijzing van de betreffende dienst, net als het jaarlijks berekenen van de kapitaallasten. Enkele in het oog springen projecten waren;

Novell software
Een sleutelproject in 2016 was het vervangen van de Novell software, als onderdeel van de vernieuwing van de infrastructuur. Het concernbeleid is om deze software te vervangen door programmatuur van Microsoft. In 2016 startten we met net vervangen van het beheersysteem voor de netwerkschijven en Groupwise, het mailprogramma. Deze projecten zijn afgerond. Het project loop nog door tot in 2018.

Telefonie
De invoering van de smartphones is in 2016, met vertraging afgerond. Alle medewerkers van de gemeente hebben inmiddels een smartphone. Omdat de technologische ontwikkelingen in de telecommunicatie snel voortschrijden staat nu al een volgende vernieuwingsoperatie voor de deur. Medewerkers krijgen de keuze uit een aantal voorgeselecteerde apparaten.

Strategisch huisvestingsplan en Fruitweg
In 2012 heeft de gemeente besloten om de komende jaren vijftien panden af te stoten. Door krimp van de ambtelijke organisatie en het invoeren van gedeelde bureaus kan het gemeentelijk apparaat in de toekomst worden gehuisvest in de strategische kernvoorraad: het Stadhuis/bibliotheekcomplex, het stadskantoor aan de Leyweg en zes stadsdeelkantoren. In 2014 is de eerste fase van dit project afgerond. De gemeente nam dat jaar afscheid van de panden Verheeskade, Stadhoudersplantsoen, Calandstraat en Grote Marktstraat. Eind 2015 zijn de panden Laan van Meerdervoort, Willem Dreespark, Neherkade, Herman Costerstraat en Kerketuinenweg ontruimd. De financiële impact van deze ontruiming is te zien in 2016.
De gemeente kan de panden Binckhorstlaan en Fruitweg de komende jaren nog niet afstoten. Een aantal van de activiteiten in deze panden kan om praktische redenen niet gebeuren in de panden die deel uit maken van de kernvoorraad. Dat heeft financiële gevolgen voor het uiteindelijke voordeel op het programma. Met ingang van 2017 zullen we de kosten uit het programma, zoals de kosten voor de beveiliging toevoegen aan de huisvestingstarieven en doorbelasten aan de diensten. Daarmee kan het programma alsnog in 2019 kosten neutraal afgesloten worden.

Toelichting financieel resultaat   product Basis werkplekken         € 6,9 mln. N /   I

Hogere lasten strategisch huisvestingsplan 2.0 € 6,2 mln. N/I
Op dit plan is een nadeel behaald van € 6,1 mln., mede door het niet afstoten van de Fruitweg. In het Halfjaarbericht gingen we nog uit van een tekort van € 6,6 mln. verwacht. In het huisvestingsplan staat dat de panden Binckhorstlaan en Fruitweg worden afgestoten. Omdat dit tot op heden niet mogelijk is, lopen de kosten van energie, huur, beveiliging en ICT voor deze panden door. Het uiteindelijke resultaat op het strategisch huisvestingsplan in 2016 levert dus een knelpunt op. Uiteindelijk zullen de plannen er toe leiden dat het resultaat over 2 jaar uiteindelijk alsnog positief is. Daarom beschouwen we dit als een incidenteel vraagstuk en kunnen we dit met incidentele maatregelen oplossen.

Vrijval Bestemmingsreserve Leyweg € 0,5 mln. V/I
De raad heeft besloten de reserve Leyweg in 2016 op te heffen. Omdat de geplande onttrekkingen voor de jaarschijven 2016 tot en met 2019 lager zijn dan het beschikbare bedrag valt het restant vrij ten gunste van het resultaat.

Lagere kosten onderhoud € 0,4 mln. V/I
De kosten voor onderhoud van de kernvoorraad panden pakten in 2016 lager uit dan verwacht. De gemeente sloot goedkopere contracten en er trad vertraging op in het structureel en projectmatig onderhoud. Daarnaast zijn er meer eigen medewerkers ingezet en is er dus minder werk uitbesteed.

Lagere energie kosten in de kernvoorraad panden € 0,4 mln. V/I
De kosten van energie waren lager door de gunstige olieprijzen van 2016 en ook als gevolg van aanbestedingen. Het betreft dus een deels incidenteel en deels structureel effect.

Verrekening kapitaallasten € 0,4 mln. N/I
In de begroting is een technische mutatie van de kapitaallasten per abuis niet verwerkt. Daardoor ontstaat een nadeel, maar ter compensatie staat daar tegenover een voordeel van gelijke omvang in programma 16.

Technische correctie begrotingswijzigingen € 1,6 mln. N/I
In de begroting zijn abusievelijk twee (technische) mutaties verwerkt in het product Basiswerkplekken. Deze mutaties hebben betrekking op het product Plusproducten. Hierdoor ontstaat bij Basiswerkplekken een technisch nadeel van € 1,6 mln., maar daar staat een even groot voordeel bij Plusproducten tegenover.

Product Plusproducten

Onder de Plusproducten vallen de baten en lasten die geen onderdeel uitmaken van de basisdienstverlening. Hierover worden separate afspraken gemaakt en de shared service organisatie verrekent dit pluspakket met de interne klanten. Verder worden op dit product de lasten en baten verantwoord voor het registreren van vastgoed op aanwijzing van de betreffende dienst, het jaarlijks berekenen van de kapitaallasten, het onderhouden van panden in juridisch eigendom van de gemeente en het verhuren van de objecten (in de regel tegen een marktconforme prijs). Ook de baten en lasten van de parkeergarage Spui worden op dit product geadministreerd. Een in het oog springende project was;

Servermigratie Windows
Een groot infrastructuur vernieuwingsproject in 2016 was de server migratie van Windows 2003 naar Windows 2012. Het serverbesturingsprogramma Windows 2003, is sterk verouderd en wordt in de nabije toekomst niet meer ondersteund. Het doel is de 300 servers waar dit programma nog op draait af te voeren, de applicaties op deze serves worden vervangen, gestopt of verhuisd naar moderne platforms. Begin 2017 start een volgende fase in de Windows migratie: het omzetten van de Windows 2008- servers, waardoor we ruim voordat Microsoft de ondersteuning beëindigd ook deze software kunnen uitfaseren.

Toelichting financieel resultaat                        € 2,3 mln. V/ I

Lagere lasten energie € 0,3 mln. V/I
De kosten van energie waren in 2016 lager door de gunstige olieprijzen en als gevolg van aanbestedingen. Het betreft een deels incidenteel en deels structureel effect.

Vrijval van voorziening € 0,2 mln. V/I
De gemeente trof een voorziening voor boventalligheid als gevolg van een reorganisatie. Omdat medewerkers voor wie de voorziening was getroffen alsnog konden worden geplaatst, is deze voorziening per saldo vrijgevallen voor € 0,2 mln..

Incidentele opbrengsten bij clusters € 0,2 mln. V/I
Er waren enkele incidentele voor- en nadelen in de exploitatie, onder meer door meevallers in de schadeverzekeringen van panden en goederen van de gemeente. Per saldo is het voordeel € 0,2 mln.

Technische correctie begrotingswijzigingen € 1,6 mln. V/I
In de begroting zijn abusievelijk twee (technische) mutaties verwerkt in het product Basiswerkplekken die feitelijk vallen onder de Plusproducten (zie hierboven). Tegenover dit voordeel staat een even groot nadeel bij het product Basiswerkplekken.

Het shared service centrum heeft drie reserves: de dienstcompensatiereserve, de reserve Basiswerkplekken en de reserve Leyweg. De reserve Basiswerkplekken is bestemd voor het opvangen van voor- en nadelige verschillen in de jaarlijkse exploitatie. Op 31 december 2016 bedraagt deze reserve € 1.082.000. De reserve Leyweg is dient voor het afdekken van de onrendabele top van de kapitaallasten bij het gemeentelijk pand Leyweg. Deze reserve is in 2016 opgeheven, waardoor het resterende saldo in de rekening is vrijgevallen. De dienstcompensatie reserve bedraagt per 31 december 2016 € 500.000.

De voorziening SVG fonds.
Op 1 april 2006 is de Stichting Voorzieningsfonds Den Haag ontbonden. In het bestuursbesluit van 19 augustus 2004 is, op grond van artikel 18.2 van de statuten besloten het batig saldo van de stichting over te dragen aan de gemeente Den Haag. Het college heeft ingestemd met het bestuursbesluit van de stichting en de voorziening is ondergebracht bij het IDC. Deze voorziening kan aangewend worden voor giften in geld of natura aan individuele personeelsleden die in financiële nood verkeren. Het saldo van de voorziening bedraagt op 31 december 2016 € 96.000.

Voorziening reorganisatie/WW
In 2016 voerden we de voorziening reorganisatie/WW een actualisatie door van de verwachte kosten. Voor de huidige onderdelen leidde dit tot een dotatie van € 0,6 mln. en een vrijval van € 0,8 mln. Op 31 december bedraagt het saldo € 1.204.000

Voorziening Plusproducten CVDH
Voor de bijzondere objecten (kerktorens, molens en overige monumenten) wordt op basis van het MOP een vast bedrag per jaar bij het IDC in rekening gebracht en deze wordt gedoteerd aan de onderhoudsvoorziening. Conform het opgestelde MOP worden de geplande onderhouds- en vervangingswerkzaamheden uitgevoerd en deze bestedingen komen ten laste van de onderhoudsvoorziening. De stand van de voorziening per 31-12-2016 bedraagt: € 1.830.000.

In 2016 is € 5,9 mln. geïnvesteerd in IT-apparatuur en verbouwingen van strategische kernvoorraad panden. Ten opzichte van het begrote bedrag een verschil van € 3,5 mln.

Dit verschil wordt grotendeel veroorzaakt door een onderbesteding van € 2,2 mln. bij de aanschaf van hard – en software. Er is voor ca. € 0,5 mln. minder aan nieuwe servers uitgegeven omdat er een vertraging in het vervangingsprogramma is opgetreden. Ook is voor ca. € 0,9 mln. minder geïnvesteerd in de technische infrastructuur omdat de leverancier en installateur van de apparatuur de voorbereiding niet op tijd heeft afgerond. De investeringen vinden nu in 2017 plaats. Een deel van de investeringen heeft betrekking op de transitie van mobiele telefonie naar een nieuwe leverancier. De hiervoor noodzakelijke aanpassingen en investeringen zijn niet alleen goedkoper uitgevallen, maar de afronding van het project zal ook pas in 2017 plaats vinden. Hierdoor is er in 2016 minder geïnvesteerd.

In de strategische kernvoorraad panden is minder geïnvesteerd dan begroot was. Bij de investeringen was rekening gehouden met het invoeren van het flexconcept in het pand Leyweg. Dit project is door geschoven naar 2017. Ook was rekening gehouden met het vernieuwen van de armaturen in dit pand. Ook dit project is doorgeschoven. De projecten kunnen in 2017 binnen de bestaande budgetten uitgevoerd worden.