Bedrijfsvoering

In de visie op organisatieontwikkeling 2020 staat langs welke lijnen de gemeentelijke organisatie zich ontwikkelt naar 2020. Het coalitieakkoord onderschrijft de essentie van deze organisatieontwikkeling: “Werken aan de stad vraagt om een gemeentelijke organisatie die ten dienste staat van de mensen, maatschappelijke instellingen en bedrijven die samen de stad vooruit helpen. Daarom gaan we verder met de ingezette ontwikkeling naar een compacte, resultaatgerichte en flexibele organisatie".

De gemeente Den Haag bestaat uit vijf kerndiensten, de bestuursdienst en een shared service organisatie. Het traject Stad in Transitie is een ambitieuze agenda voor de stad Den Haag in 2030. Deze agenda vraagt om een flexibele, professionele en effectieve organisatie. We zetten in op de wijkaanpak nieuwe stijl, het innoveren van processen zodat onze dienstverlening aan de stad verbetert en het versterken van de gezamenlijke organisatie van de bedrijfsvoering.

In 2016 is stevig ingezet op vernieuwing. Ontmoetingsbijeenkomsten en inspiratiesessies droegen bij aan een golf van organisatieverandering. De diensten zijn hier alle op hun eigen manier mee bezig. Zo zet OCW in op opgavegericht werken, loopt bij stedelijke ontwikkeling het programma DSO in Transitie en is SZW aan de slag gegaan om de eigen organisatieprincipes eenvoudiger te maken en dichter bij de menselijke natuur te brengen (het gedachtegoed van Verdraaide Organisaties). DPZ werkte in een ontwikkeltraject gewerkt met initiatieventafels en heeft strategisch nagedacht over de nieuwe rol van de overheid en nieuwe vormen van participatie. De organisatie experimenteerde ook met de veranderende rollen van de overheid, bijvoorbeeld door de oprichting van het GovLab. Hier gaan ambtenaren uit verschillende diensten op een nieuwe manier aan de slag met maatschappelijke vraagstukken.

Vernieuwing Bedrijfsvoering

In zijn streven naar een compacte, flexibele en resultaatgerichte organisatie kiest het College ervoor de ondersteunende functies op het gebied van Personeel en Organisatie, DIM/DIV, Financiën, Inkoop, ICT, Communicatie en Juridische Zaken te professionaliseren en te bundelen. Het doel is de dienstverlening efficiënter te maken en de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. In 2015 is daarom het programma Vernieuwing Bedrijfsvoering van start gegaan. Een programmateam stuurt op de samenhang en voortgang van de projecten. Het team zorgt voor een samenhangende veranderaanpak en communicatie naar de medewerkers en bewaakt de taakstelling op de bedrijfsvoering - met ingang van 2018 € 9 mln. structureel.

Den Haag kiest ervoor niet alle bedrijfsvoeringsfuncties tegelijk te reorganiseren, om het proces van verandering meer gecontroleerd te kunnen laten verlopen. Tussen medio 2016 en medio 2017 worden alle bundelingstrajecten doorlopen. We liggen daarbij goed op koers.

Bundelen leidt tot bredere inzetbaarheid van mensen en meer uniformiteit van handelen. Het maakt het mogelijk gezamenlijke vakkennis optimaal in te zetten. Medewerkers en management zijn binnen de diverse vakgebieden hard aan de slag met hun veranderopgave. Er komt meer informatie digitaal beschikbaar en we stemmen vraag en capaciteit beter op elkaar af. Dit geeft ruimte voor specialisatie en speelt capaciteit vrij voor de meer complexe zaken. Managers kunnen steeds meer regelen via selfservice op Werknet en waar nodig een beroep doen op advies en expertise. Waar samenwerking dichtbij de dienst nodig is, werken collega’s van de bedrijfsvoering op de afdeling. Waar samenwerking met vakgenoten effectief is, werken de adviseurs vanuit een eigen afdeling. Per vakgebied kiezen we voor de beste werkwijze.

Per 1 juli 2016 is de Communicatiefunctie als eerste gebundeld, bij de Bestuursdienst. De boventalligheid bleef daarbij beperkt, doordat functies sinds 2015 niet structureel zijn vervuld. In het laatste kwartaal van 2016 zijn de plannen van aanpak voor de reorganisaties van Financiën/Transactieverwerking, DIV/DIM, P&O en Financiën/Control voor advies aangeboden aan de Centrale Ondernemingsraad. Financiën/Transactieverwerking, waarvoor de reorganisatie in december is gestart, brengen we, evenals de uitvoerende DIV/DIM-taken onder bij het IDC. Voor de adviestaken van P&O en Financiën/Control - en later ICT, Inkoop en JZ - richten we vooralsnog een apart organisatie-onderdeel in, het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC). De aansturing en inrichting van de nieuwe organisatie zijn vastgesteld. Het eigenaarschap is belegd bij de plaatsvervangend gemeentesecretaris.