Bedrijfsvoering

Coördinerend portefeuillehouder: Rabin Baldewsingh

De Haagse ambitie luidde in 2016 (net als in voorgaande jaren): De Gemeente Den Haag wil komen tot een organisatiecultuur waarin medewerkers zich veilig voelen, ook om elkaar aan te spreken op gedrag, en waarin regelmatig aandacht wordt besteed aan integriteitsrisico’s en -dilemma’s. Op deze manier kan worden voorkomen dat zaken escaleren.

Beleid

In 2014 is het integriteitsbeleidsplan 2014-2018 vastgesteld. In dit plan staan de doelen en activiteiten die bijdragen aan het uitbouwen en verbeteren van het integriteitssysteem in zijn geheel.
Nyenrode heeft in de herfst van 2016 vastgesteld dat er op het eerste gezicht sprake is van een evenwichtig integriteitssysteem dat zowel inspeelt op het bevorderen van verantwoordelijk gedrag (moreel leerproces) als het aanpakken van onverantwoordelijk gedrag (zorgvuldige handhaving).

Het college verwijst naar de programmarekening 2015 voor de algemene toelichting op de pijlers van het beleid: moreel leerproces, zorgvuldige handhaving, de integriteitsorganen en de infrastructuur.

Integriteitsorganen en infrastructuur

Bureau Integriteit
Het Bureau Integriteit ondersteunt het GMT bij het formuleren van het integriteitsbeleid en biedt ondersteuning bij de effectuering daarvan.
Het bureau bestaat uit drie functionarissen: de Centrale Integriteitscoördinator, de Centrale Vertrouwenspersoon omgangsvormen en ter ondersteuning en professionalisering van integriteitsonderzoeken de Centrale Feitenonderzoeker. Eind 2016 is gestart met het werven van een tweede feitenonderzoeker.

Platform Integriteit
In het in 2011 opgerichte Platform Integriteit zijn alle diensten inclusief de Griffie vertegenwoordigd door hun integriteitsfunctionaris. Bureau Integriteit en de integriteitsfunctionarissen werken in het Platform Integriteit samen aan de uitvoering van het integriteitsbeleid en de aanpak en preventie van integriteitschendingen binnen onze organisatie met als doel hierin samenhang te creëren.
Naast de reguliere platformvergaderingen hebben de platformleden elkaar in 2016 regelmatig getroffen voor intervisie.

In 2016 heeft het platform de volgende acties uitgevoerd met betrekking tot:

• de organisatie van de Week van de Integriteit;
• de actualisering van de Regeling melden vermoeden van een misstand;
• de actualisering van de Gedragscode;
• de actualisering van de Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen;
• de actualisering beleid ten aanzien van de verklaring omtrent gedrag.
• Tot slot is binnen het platform consensus bereikt over het takenpakket van de decentrale integriteitscoördinatoren.

Netwerken van vertrouwenspersonen

Binnen de gemeente Den Haag zijn vertrouwenspersonen omgangsvormen (VPO) en vertrouwenspersonen misstanden (VPI) werkzaam. Er zijn twee regelingen met betrekking tot de vertrouwenspersonen: de Regeling Melden Vermoeden van een Misstand en de Regeling Vertrouwenswerk. In deze regelingen zijn de procedures rondom meldingen beschreven, en daarnaast is hierin ook de bescherming van de vertrouwenspersonen geregeld.

De vertrouwenspersoon verzorgt de eerste opvang voor medewerkers en biedt een luisterend oor. Ook denkt de vertrouwenspersoon mee met de medewerker over integriteitdilemma’s en ongewenst gedrag en geeft deze o.a. advies op welke manier de medewerker kan omgaan met bepaalde kennis over of een vermoeden van een integriteitschending in de organisatie. De medewerkers van de gemeente Den Haag kunnen terecht bij ongeveer 33 vertrouwenspersonen.

In het kader van de verdere professionalisering zijn de vertrouwenspersonen in 2016 nader getraind en opgeleid.

Preventie

Bij het bevorderen van integriteit in de pro-actieve zin ligt de nadruk op enerzijds bewustwordingsactiviteiten en anderzijds het morele leerproces, namelijk training morele oordeelsvorming en het moreel beraad.

Moreel leerproces
Het moreel leerproces zorgt ervoor dat er een serieus vervolg wordt gegeven aan bewustwordingsactiviteiten; Ook gaat het morele leerproces verder dan ‘preventie’.
Samengevat ondersteunt een moreel leerproces de medewerkers en leidinggevenden bij het nemen van moreel lastige beslissingen in het dagelijks werk.

In 2016 heeft de uitrol van de training morele oordeelsvorming verdere voortgang geboekt:

• DSB heeft in 2016 een groot deel van de medewerkers getraind;
• De HGR organiseerde een pilot sessie met deelnemers van verschillende afdelingen. Aan de hand hiervan is besloten om de TMO als eerste te starten binnen het Haeghe Spoor leiderschapstraject september – december 2016. Vervolgens zijn in deze periode de HR adviseurs, bedrijfsmaatschappelijk werk en de directie (inclusief Sector Unitmanager en Business Unitmanager) aangesloten. Het gaat hier om totaal 118 medewerkers, waarvan er al 62 zijn getraind. Alle medewerkers van de HGR zullen in 2017 de training gevolgd hebben;
• Binnen BSD zijn alle medewerkers van het Bureau Treasury en Financiële Informatievoorziening en het MT van de Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (CVDH) getraind. Alle medewerkers van de CVDH zullen in het eerste kwartaal van 2017 de training gevolgd hebben;  
• In 2016 zijn binnen DSO het directieteam, de afdelingshoofden en de afdelingsmanagers en adjunct-managers getraind;
• In 2016 hebben binnen SZW de medewerkers van de afdelingen Sociaal Case Management, Bureau Nazorg en Planning en Control de training gekregen;
• In 2016 hebben de vertrouwenspersonen omgangsvormen de training morele oordeelsvorming gehad.

In 2016 heeft de gemeente Den Haag ongeveer € 85.000,= besteed aan de training morele oordeelsvorming.

Moreel beraad
Een belangrijk onderdeel van het moreel leerproces is het moreel beraad. In 2016 is binnen BSD, DSB, SZW en HGR gestart met de uitrol van het moreel beraad.

Na het volgen van de training morele oordeelsvorming zijn de deelnemers aan de training toegerust voor het participeren in een moreel beraad (werkoverleg) met collega’s. In het ‘moreel beraad’ onderwerpen de collega’s een lastige kwestie uit de werkpraktijk aan een moreel onderzoek, gebruik makend van het stappenplan dat ze hebben leren gebruiken in de training.

In verband met de begeleiding van het moreel beraad (werkoverleg), is in 2016 een gemeentebrede pool van begeleiders opgeleid om als gespreksleider een gesprek te begeleiden over integriteitsvraagstukken aan de hand van eigen praktijkvoorbeelden van de deelnemers aan het gesprek.
De kosten van training van de zeven begeleiders bedroegen in 2016 €7.000,=.

Ambtseed of –belofte
Integriteit wordt bij nieuwe medewerkers geïntroduceerd tijdens het afleggen van de ambtseed of –belofte. In 2016 is verdere voortgang geboekt in een gemeentebrede inhaalslag ambtseed of –belofte.

Andere activiteiten
Op het gebied van preventie zijn binnen de gemeente Den Haag de volgende activiteiten uitgevoerd:

• In 2016 is binnen BSD, DPZ, DSB, DSO, HGR, OCW en SZW het Open Kaartspel gespeeld;
• Aan de hand van realistische integriteitdilemma's uit de dagelijkse praktijk hebben zij het thema integriteit - zowel misstanden als onderlinge omgangsvormen - met elkaar verkend, bediscussieerd en getoetst aan hun eigen situatie
• Na in 2014 de Dag van de Integriteit te hebben georganiseerd, heeft het Platform Integriteit in 2016 voor de derde keer de Week van de Integriteit. Dit keer met omgangsvormen als thema;
• In de internetspiegel is in 2016 gemeentebreed expliciet stilgestaan bij het onderwerp omgangsvormen; er zijn expliciet 6 vragen gesteld over omgangsvormen. Ook is een aantal vragen opgenomen over integriteit in het algemeen;
• In de gesprekscyclus is integriteit een vast onderdeel;
• Op intranet zijn in 2016 berichten geplaatst over anti-pesten, misbruik van bevoegdheden, de Wet Huis voor Klokkenluiders en over social media en internet. Verder is in december 2016 op Intranet aandacht besteed over het niet aannemen van geschenken en aan de manier waarop medewerkers moeten handelen als een aangeboden geschenk niet geretourneerd kan worden;
• Een aantal integriteitscoördinatoren heeft in het kader van bewustwording binnen hun dienst presentaties gehouden en trainingen gegeven.

Zorgvuldige handhavingspraktijk

De tweede pijler van het integriteitsbeleid richt zich op een zorgvuldige handhavingspraktijk. Dit bestaat uit twee onderdelen: ten eerste schendingen voorkomen en ten tweede omgaan met incidenten, vermoedens van misstanden en met meldingen omtrent ongewenst gedrag.

Risicoanalyses integriteit

De preventieve handhaving richt zich onder meer op de vraag welke bedrijfsprocessen risico’s met zich meebrengen. Waar we als organisatie kunnen, beperkt het college op grond van goed werkgeverschap risico’s op het gebied van integriteit zo veel mogelijk. Dit om medewerkers te beschermen tegen eventuele verleidingen, te beschermen tegen lastig te weerleggen beschuldigingen en te beschermen tegen schendingen door collega’s of derden (bijvoorbeeld burgers). De risicoscans over 2012 tot en met begin 2015 zijn in 2015 geïnventariseerd.
In de periode 2016/januari 2017 hebben BSD, DPZ, DSB, DSO, HGR, IDC, OCW en SZW een risicoanalyse integriteit uitgevoerd op een aantal processen:

• Bij Veiligheid Stedelijk, Team Horeca en Alcohol heeft BSD een risicoanalyse uitgevoerd;
• DSB heeft het proces bestuurlijke handhaving bij de Handhavingsorganisatie, het proces aanbesteden, uitvoeren en beheren bij het bedrijfsonderdeel Stedelijk Beheer en het proces  transactieverwerking, geëvalueerd op integriteitsrisico’s;
• Binnen DPZ is in het proces verstrekken persoonsgegevens gekeken naar mogelijke integriteits- en informatieveiligheidsknelpunten;
• DSO heeft  bij de Haagse Pandbrigade het proces van de Uitvoering van Gemeentewege doorgelicht en bij Projectmanagement Den Haag het proces met betrekking tot de uitvoering van bouwplannen op basis van een samenwerkingsovereenkomst;
• De HGR heeft het proces met betrekking tot de SW methodiek, het sociaal medisch team en de functiescheiding bij inkoop geanalyseerd op integriteitsrisico’s;
• IDC is in 2016 gestart met de risicoanalyse op de uitgifte van waardepapieren door de Servicedesk;
• OCW heeft het proces rondom het accorderen door leidinggevenden van declaraties van medewerkers in P-Digitaal en het accorderen door leidinggevenden van facturen van leveranciers  geanalyseerd;
• SZW heeft een proces bij sociaal case management en een proces bij Bureau Nazorg geanalyseerd op integriteitsrisico’s.

De directies van BSD, DPZ, HGR, en SZW hebben vastgesteld welke processen uiterlijk december 2017 specifiek op integriteitsrisico’s worden geanalyseerd:

• Binnen DPZ zal in 2017 aandacht zijn voor de aansluitingen op en gebruikers van de Haagse Bron. Daarnaast worden vanuit de inventarisatie kwetsbare functies en op ad hoc  basis op aangeven van  het MT processen geanalyseerd
• DSO zal in 2017 een proces bij de afdelingen Vergunningen & Toezicht, Grondzaken en Economie onderwerpen aan een risicoanalyse integriteit;
• SZW scant een proces binnen het werkgevers service punt op integriteitsrisico’s.

Meldingen van (vermoedens van) misstanden
Een medewerker kan een melding misstand doen bij de direct leidinggevenden, bij de vertrouwenspersoon , het diensthoofd of bij Bureau Integriteit of indien daartoe aanleiding bestaat, rechtstreeks bij het externe meldpunt
Het Bureau Integriteit registreert de meldingen van (vermoedens van) misstanden die centraal of bij de diensten binnenkomen. In 2016 is het aantal meldingen bij het Meldpunt Integriteit toegenomen en wel tot 58.

De meeste meldingen misstanden werden ook in 2016 door de diensten zelf opgemerkt (39 ); burgers (11 ), politie/justitie (2), en ambtenaren (6) zijn de andere bronnen.

De 58 meldingen zijn als volgt afgehandeld:

• naar aanleiding van 47 meldingen is een onderzoek gestart.
• Van die 47 onderzoeken waren 27 onderzoeken in januari 2017 afgerond;
• Van die 27 afgeronde onderzoeken meldingen bleken 16 gegrond en 11 ongegrond;
• In 2016 zijn 5 ambtenaren ontslagen wegens integriteitschendingen (2015/4, 2014/6, 2013/4);
• Daarnaast is in 4 gevallen een voorwaardelijk strafontslag opgelegd (2015/4, 2014/3, 2013/3) en in nog 7 gevallen is een minder zware disciplinaire maatregel genomen of zijn beheersmaatregelen getroffen. Daarnaast gaven de onderzochte meldingen aanleiding tot het aanscherpen van procedures en werkwijzen;
• In januari 2017 waren 20 meldingen nog niet afgehandeld;
• Van de 58 meldingen kon naar aanleiding van 11 meldingen geen onderzoek worden ingesteld vanwege het gebrek aan concrete aanwijzingen van een vermoedelijke misstand en het feit dat de melding een strafbaar feit in privé-tijd betrof zonder dat sprake is van een raakvlak met het werk van de ambtenaar.

Meldingen ongewenst gedrag
De decentrale vertrouwenspersonen brengen verslag uit over de meldingen uit hun dienst, maar alle meldingen ongewenst gedrag worden ook centraal geregistreerd bij het Bureau Integriteit. Er zijn dit jaar 161 meldingen van ongewenst gedrag gedaan bij de vertrouwenspersonen.

Ter verduidelijking: In de categorie ‘geen ongewenst gedrag’ worden meldingen geregistreerd die géén betrekking hebben op ervaren ongewenst gedrag, maar waarvoor wél een beroep wordt gedaan op het vertrouwenswerk; de vertrouwenspersonen verwijzen deze melders veelal door naar de juiste instantie. Onder ‘ander ongewenst gedrag’ worden alle meldingen van ervaren ongewenst gedrag opgenomen die niet in de daarboven genoemde categorieën thuishoren.