Bedrijfsvoering

Coördinerend portefeuillehouder: Tom de Bruijn

Ter uitvoering van artikel 213a van de Gemeentewet onderzoekt het college de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Bij de selectie van onderwerpen worden de signalen die via de planning en controlcyclus naar voren komen betrokken.
De onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid zijn opgenomen in een jaarprogramma en worden door de directie Concernbedrijfsvoering van de Bestuursdienst uitgevoerd. In januari is het jaarprogramma doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek 2017-2018 (RIS296288) verzonden aan raad en rekenkamer.

In 2016 zijn de volgende onderzoeken afgerond:

• Sourcing Intern Diensten Centrum (RIS 294553)

In dit onderzoek is ingegaan op de sourcing van producten en diensten van het IDC en welke afwegingen inzake sourcing worden gemaakt. Uit het onderzoek is gebleken dat keuzes en afwegingen in sourcing onvoldoende expliciet en collectief gemaakt worden in de organisatie. Daarnaast is geconstateerd dat de bestaande sourcingscan weinig wordt gebruikt. Om het gebruik van de sourcingscan aan te jagen is een quick scan sourcing ontwikkeld. De uitkomst van deze quick scan moeten bijdragen aan een expliciet en breed gedragen inzicht in de mate waarin een alternatieve sourcingsvariant voor een product of dienst kansrijk is. Om het systeem van de quick scan en sourcingscan goed in de praktijk te brengen, zijn succesfactoren en randvoorwaarden benoemd, waaronder een heldere sourcingstrategie, een concrete sourcing-agenda en een duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden, taken en rollen en de vertegenwoordiging hiervan in overleggremia.

• Externe Inhuur (RIS294331)

Het percentage externe inhuur lag in 2013 en 2014 boven de norm van 15%. Vandaar dat een doelmatigheidsonderzoek gewenst was. In het onderzoek is externe inhuur in de bredere context geplaatst van strategische personeelsplanning en als middel om projecten voor de stad uit te kunnen voeren. In de conclusies komen de aspecten kader en normering, registratie en monitoring, en beheersmaatregelen aan de orde. Aanbevelingen op basis van die conclusies zijn onder andere om het verouderde kader uit 2007 te vernieuwen door een overzichtelijk totaalkader op te stellen, om de normeringsystematiek te onderbouwen en om een afwegingskader voor managers op te stellen dat zorgt voor een transparant afwegingsproces.

• Onderbesteding gemeente Den Haag (RIS294725)

Doel van het onderzoek was om de omvang van de onderbesteding en de terreinen waarop onderbesteding voor kwam in beeld te brengen, samen met de oorzaken en de gevolgen. Uit het onderzoek blijkt dat onderbesteding sinds 2012 fors teruggelopen is van 10,6% (€ 261 miljoen) naar 6,1% (€ 145 mln.). Gevonden oorzaken zijn onder andere vertraging door participatietrajecten met inwoners en een gebrekkig zicht op onderbesteding vanwege ontoereikende informatievoorziening. De oorzaken kunnen onder meer leiden tot het langzamer uitputten van financiële middelen in reserves en investeringskredieten, maar ook tot positieve effecten voor de financiële gezondheid van de gemeente, bijvoorbeeld ruimte voor het oplossen van knelpunten of nieuwe activiteiten. Het onderzoek geeft ook aanbevelingen voor te nemen maatregelen voor het verder terugdringen van voorkombare onderbesteding, waaronder het verbeteren van ramingen en planningen door intern herijken en betere afstemming met andere organisatieonderdelen, het systematische analyseren van budgetuitputting en om duidelijkere eisen te stellen/kritischer om te gaan met partners van de gemeente.

• Quick scan vergunningverlening Haagse Markt (RIS294623)

Naar aanleiding van een toezegging in de gecombineerde commissie Bestuur/Leefomgeving van 18 november 2015 is een onderzoek uitgevoerd waarin is gekeken of het vergunningsverleningsproces van de Haagse Markt transparant en ordentelijk verloopt. Het onderzoek heeft uitgewezen dat het vergunningverleningsproces helder is beschreven, in de praktijk consequent wordt gevolgd en dat er voldoende waarborgen zijn opgenomen om het proces ordentelijk en transparant te laten verlopen. Op basis van de quick scan van klachten, beroepen en bezwaren blijkt dat er geen sprake is van willekeur binnen het vergunningverleningsproces. In de quick scan is geconstateerd dat er nog ruimte is voor verbetering en aanscherping. De gedane aanbevelingen, waaronder aanpassing van de regelgeving omtrent de adviescommissie, worden momenteel in de praktijk gebracht.

In 2016 is gestart met het dmo Vervolgonderzoeken Bestemmingsreserves (2012), het dmo Vervolgonderzoek omvang apparaat ‘stedelijke ontwikkeling’ (2013) en verkenning ‘beleidsimpuls economie’ en het dmo Dienstverlening: ‘Call in de keten’. De planning is om deze onderzoeken in 2017 af te ronden.