Bedrijfsvoering

Coördinerend portefeuillehouder: Rabin Baldewsingh

Goed werkgeverschap is een speerpunt in ons strategisch personeelsbeleid. Een stad die steeds in verandering is, vraagt ook om een wendbare en vitale organisatie. De pijlers van ons strategisch personeelsbeleid zijn diversiteit, mobiliteit, vitaliteit en integriteit.

Aantal medewerkers
Van de 7.556 medewerkers is 51% man en 49 % vrouw. Deze verdeling is ten opzichte van 2015 gelijk gebleven.

Diversiteit
In 2016 startten we met de uitvoering van de aanpak Diversiteit en Inclusie. We streven naar een pluriform personeelsbestand en zetten in op inclusief leiderschap, een inclusieve werkcultuur en dito werving, behoud en doorstroom. De aanpak richt zich op jongeren tot 35 jaar, biculturelen in hogere functieschalen, vrouwen in de (sub)top, arbeidsbeperkten en LHBTI^[1] .

Afgelopen jaar volgden leidinggevenden en HR-professionals onder andere trainingen en masterclasses over bewustwording en waardenvrij selecteren. Ook de gemeentelijke diensten leveren een belangrijke bijdrage aan de realisatie van de streefcijfers en het bevorderen van bewustwording bijvoorbeeld door ook op dienstniveau het thema diversiteit te agenderen en activiteiten in dit kader te ontplooien. De diversiteitsdoelen en acties op dienstniveau zijn opgenomen in de maatwerkplannen diversiteit van de diensten.

In 2016 hield de gemeente de pilot anoniem solliciteren. Het resultaat was dat er in het eerste half jaar van 2016 meer biculturelen hebben gesolliciteerd in functieschaal 10 tot en met 14, ten opzichte van dezelfde periode in 2015 (van 24,1% naar 31,4 %). Er zijn ook meer biculturele sollicitanten uitgenodigd voor een gesprek (van 12,9 % naar 23,5 %) en aangenomen (van 11 % naar 27 %). Voor het college is dit voldoende aanleiding om door te gaan met het anoniem solliciteren in 2017.

Verjonging en jeugdwerkloosheid
In 2016 maakten we werk van verjonging van de organisatie en leverden zo een bijdrage aan het terugdringen van de jeugdwerkloosheid in de stad. We bieden jongeren mogelijkheden om in te stromen, werkervaring op te doen of stage te lopen.

In 2016 zijn 424 jongeren onder de 35 jaar ingestroomd; van hen waren 210 jonger dan 27 jaar. De gemeente realiseerde 455 betaalde stageplaatsen (inclusief 98 werkervaringsplekken, 15 leerarbeidsplaatsen en 14 beroepsbegeleidende leerwegplekken), waarvan 194 tot en met MBO-niveau.

Generatiepact
Met het generatiepact creëren we extra ruimte voor jongeren. Eind 2016 nemen 452 medewerkers van 60 jaar en ouder deel aan het generatiepact. Hierdoor konden in 2016 63 jongeren aan de slag bij de gemeente. Sinds de start van het generatiepact zijn in totaal 74 jongeren ingestroomd op een plek die is gefinancierd uit generatiepact-geld.

Medio 2016 liet de Belastingdienst onverwacht weten dat de samenloop van volledige pensioenopbouw in het generatiepact en opname van ABP Keuzepensioen niet was toegestaan. Hierdoor zouden 90 van onze medewerkers flinke financiële nadelen ondervinden. Door intensief overleg met de Belastingdienst, Tweede Kamer en minister Asscher is de beslissing van de Belastingdienst uiteindelijk weer teruggedraaid. Zo is de samenloop toch mogelijk.

Trainees
De gemeente trekt jong talent aan met verschillende traineeprogramma’s (WO- en HBO-generalistisch, MBO technisch en een ICT-programma). In 2016 startten 39 nieuwe trainees (10 WO, 12 HBO, 7 MBO en 10 ICT); van hen heeft de helft een biculturele achtergrond. Samen met de tweedejaars trainees zijn er in totaal 61 trainees werkzaam in de organisatie. Van de 20 trainees die in 2016 hun traineeship afrondden, zijn 16 doorgestroomd naar een reguliere functie bij de gemeente.

Daling gemiddelde leeftijd
Het gevoerde beleid heeft effect op de gemiddelde leeftijd van ons personeelsbestand. De stijgende trend is doorbroken. De gemiddelde leeftijd daalde sinds 2014 van 48 jaar naar 47,2 jaar eind 2016. Eerder was de verwachting dat de gemiddelde leeftijd jaarlijks zou blijven stijgen tot een gemiddelde leeftijd van circa 49,5 jaar in 2020.

Vitaliteit

Arbeidsverzuim en inzetbaarheid
In 2016 was het verzuimpercentage van de gemeente Den Haag met 4,9%; daarmee ligt het voor het eerst sinds tien jaar onder de 5%. In 2015 was het verzuim nog 5,4 %. We zijn daarmee goed op weg naar de Gemeentelijke Verzuimnorm van 4,5%. Het gemiddeld aantal keren dat een medewerker zich ziek meldt is 1,37, en daarmee zitten we boven de norm van 1,06. De onderstaande tabel geeft de arbeidsverzuim en meldingsfrequentie per dienst weer, samen met de bijbehorende Gemeentelijke Verzuimnorm.

De (stijging van) inzetbaarheid van eigen medewerkers staat bij de meeste diensten hoog op de agenda. Specialisten van het Arbo Centrum ondersteunen leidinggevenden snel en gericht met het monitoren van dossiers, interventies en het bepalen van een aanpak voor risicogroepen.
Ook levert het Arbo Centrum maatwerk met ‘verzuimcoaching’ vanaf de start van verzuim. Verzuimcoaches kijken mee bij het vormen van het dossier en het voeren van gesprekken en coachen leidinggevenden in hun rol als casemanager en verantwoordelijke voor (de kosten van) verzuim en (de opbrengst van) inzetbaarheid van hun medewerkers.

Net als in 2015 organiseerden we ook in 2016 een Vitaliteitsweek. Op meerdere locaties van de gemeente besteedden we op uiteenlopende manieren aandacht aan vitaliteit en inzetbaarheid en - belangrijker nog - aan wat medewerkers en leidinggevenden kunnen doen om deze op peil te houden en te vergroten. Daarnaast organiseerde het Arbo Centrum in opdracht van de diensten workshops en maatwerktrainingen zoals “Grip op verzuim”.

Agressie en Geweld - Veilige Publieke Taak
In 2015 is het Expertisecentrum Agressie & Geweld opgericht als onderdeel van het Arbo Centrum. Dit Expertiseccentrum maakt werk van de aanpak van agressie en geweld tegen medewerkers van de gemeente Den Haag via de volgende drie sporen:

• Preventie: het Expertisecentrum organiseert voorlichtingsbijeenkomsten voor medewerkers in de uitvoering (bespreking organisatienorm, uitleg registratiesysteem en dergelijke), bewaakt het administratieve proces rondom het Gemeentelijk Incidenten Registratiesysteem (GIR) en geeft advies over trainingen en opleidingen.
• Repressie: na wangedrag krijgt de dader altijd een reactie van het Expertisecentrum. Dit varieert van een waarschuwingsbrief tot een ordegesprek of een aangifte tot een pandverbod. Na een aangifte bekijken we altijd of er schade is en of deze kan worden verhaald via het strafrecht (zowel materiële- als immateriële schade).
• Curatie: afhankelijk van de zwaarte van het incident benadert het Expertisecentrum na een melding in het GIR de betreffende medewerker om te informeren hoe het gaat. Er wordt dan ook altijd gewezen op de mogelijkheid om een afspraak te maken met een bedrijfsmaatschappelijk werker.
•  

Bron: Gemeentelijke Incidenten en Registratiesysteem (GIR)

Leren en ontwikkelen
Om haar opgaven in de stad te kunnen realiseren heeft de gemeente Den Haag goed opgeleid personeel nodig. Belangrijk hiervoor zijn goede faciliteiten voor opleiding en ontwikkeling. In 2016 werd 1,8 procent van de loonsom besteed aan vorming en opleiding. Dit ligt iets onder de gestelde norm van 2 procent. Bij dit percentage moet de kanttekening worden gemaakt dat het niet alles toont wat er wordt geïnvesteerd in opleidingen, het gaat hier ‘slechts’ om de uitgaven aan trainingsbureaus en opleidingsinstituten. Daarnaast vindt een steeds groter deel van de ontwikkeling van medewerkers meer informeel plaats zoals werkend leren en training on the job. Het aantal interne opleidingsactiviteiten, zoals train je collega, samen slimmer, I-Academy en coaching, blijft groeien.

In 2016 is OCW gestart als trekker van de aanbesteding van een gemeentebreed leermanagementsysteem (LMS). Hiermee ondersteunen we het formele en informele leren in de organisatie. We hebben een marktverkenning uitgevoerd. Het LMS zal in de loop van 2017 geïmplementeerd worden.​

Flexibilisering en mobiliteit

Van werk naar werk
Arbeidsmobiliteit draagt bij aan duurzame inzetbaarheid van medewerkers, schept ruimte voor instroom en verbreding en verdieping van kennis. Om de vrije mobiliteit te stimuleren bood bureau Van werk naar werk (Vwnw) in 2016 medewerkers het Kompasgesprek en inspiratiesessies aan. Deze activiteiten maken het medewerkers mogelijk om zelf de regie te nemen in hun loopbaan. Daarnaast bemiddelt bureau Vwnw actief bij een volgende loopbaanstap.

Het aanbod van bureau Vwnw is in 2016 uitgebreid en gebundeld met dienstverlening voor alle diensten:
• Vwnw trajecten (verplicht voor boventalligen)
• Medische re-integratie
• Preventieve re-integratie
• Financiële Scan
• WW aan het werk
• Netwerksearch
• Jobhunter
• Matchmaker (uitzendwerk aan interne kandidaten aanbieden)
• Trainee programma WO / HBO / MBO TECHNIEK / ICT
• Wijktraineeprogramma
• Matchpunt Jongeren
• Kompasgespek
• Klussenmarkt op Werknet
• Projecten

De verplichte Vwnw-trajecten zijn succesvol; van de 55 Vwnw-kandidaten zijn er 35 geplaatst in een vaste baan en/of gedetacheerd. Een aantal is uitgestroomd richting WW/WIA (6) of kreeg een pensioen- of vertrekregeling (3). De begeleiding van de overige kandidaten loopt nog.
Ook heeft het bureau zich in 2016 verder ontwikkeld in medische re-integratie; 32 medewerkers hebben weer een nieuwe vaste werkplek gevonden en ook oud-medewerkers met een WW-uitkering worden zo mogelijk begeleid naar werk.

In 2016 vonden 190 jongeren via Matchpunt Jongeren een stage, werkervaringsplaats of werk bij de gemeente Den Haag.

Bureau Interim Den Haag
De gemeente heeft sinds september 2013 een eigen Bureau Interim dat in opdracht werkt. Het Bureau Interim draagt bij aan flexibilisering van de organisatie en aan het verminderen van de externe inhuur. Bovendien blijft kennis over deze opdrachten zo behouden voor de gemeente. In 2016 leverde Bureau Interim onder andere het advies over de implementatie Veilig Thuis (OCW/GGD), de projectleider implementatie bestuurlijke boete (DSB), het advies over integraal werken vegers (DSB), de procesmanager werkprocessen CJG (OCW), de interim lijnmanager Ingenieursbureau (DSB), de projectleider uitrol pilot bibliotheken (DPZ), het advies over de toekomst van het casemanagement Suïcide Nazorg (OCW/GGD) en de projectleider werving en selectie (BSD).

Haags Generiek Functiehuis
De gemeente Den Haag werkt met generieke functieprofielen. In april 2016 is de besluitvorming afgerond over het aangepaste functieprofielenboek. Hiermee zijn de knelpunten opgelost die diensten tegenkwamen bij de overgang naar het generiek functiehuis. Het expertisecentrum Haags Generiek Functiehuis (HGF) is van start gegaan en in augustus 2016 geëvalueerd. Uit de evaluatie bleek dat het werkproces tussen diensten eenduidiger is geworden en dat er aanzienlijk minder kosten zijn voor inhuur van externe functiedeskundigen dan voor de invoering van het HGF. Bij de Haeghe Groep wordt het HGF in 2017 ingevoerd.

De gemeente gebruikt het HGF om de flexibiliteit en mobiliteit binnen de organisatie te vergroten. Om dat te bereiken is het HGF gekoppeld aan werving en selectie, zowel in de communicatie als in het nieuwe (nog op te leveren) vacaturesysteem. Bij reorganisaties gebruiken we het HGF zodanig dat én zorgvuldigheid én flexibiliteit geborgd zijn. We stellen niet langer gedetailleerde takenbeschrijvingen op, maar gaan zoveel mogelijk uit van de bestaande generieke profielen, aangevuld met korte rolbeschrijvingen op hoofdlijnen.

Leiderschap

Leiderschapssontwikkeling
In 2016 werkte de gemeente op verschillende manieren aan vernieuwing van de stijl van leiderschap in de organisatie. Er zijn twee onderzoeken gestart naar nieuwe vormen van leiderschap die passen bij deze tijd. Dit ter ondersteuning van het Haags Leiderschapsprofiel. Verder maakten we gebruik van intervisie en coaching en organiseerden we bijeenkomsten waar leidinggevenden van de gemeente Den Haag elkaar kunnen ontmoeten. In samenwerking met het Arbocentrum ontwikkelen we een programma vitaal leiderschap. Verder krijgen de goede voorbeelden - Nieuwe Haagse Leiders - een podium in de organisatie. Twee programma’s, georganiseerd door Nyenrode en de Universiteit Leiden, zijn in 2016 voor het eerst gemeentebreed aangeboden.

Management Development aan de Top
In 2016 rondden drie directeuren het Grandstad Leiderschapsontwikkelingsprogramma af. Grandstad is een breed en intensief programma voor aankomend topmanagers van de G4 en het Rijk, met als doel ontwikkeling van eigentijds leiderschap op strategisch niveau in één van de vier grootste gemeenten van ons land. Het Grandstadtraject bereidt alle deelnemers voor op zwaardere managementopgaven door versterking van hun persoonlijk en organisatiegericht leiderschap. Het programma biedt overigens geen garantie voor een directeurspositie in één van de vier gemeenten. Grandstad 2015/2016 is uitgevoerd door de Avicenna Academie voor Leiderschap onder de verantwoordelijkheid van de G4. In 2017 gaat het programma weer van start. In 2016 trok de gemeente vier nieuwe directeuren aan, onder wie twee algemeen directeuren.

Arbeidsvoorwaarden
Per 2016 zijn twee grote wijzigingen doorgevoerd in de financiële arbeidsvoorwaarden. Daarmee zijn de afspraken in de CAO Gemeenten uitgevoerd. Met de invoering van de Werktijdenregeling hebben medewerkers de mogelijkheid gekregen hun werktijden flexibeler in te richten. Ook is de groep medewerkers verkleind die in aanmerking komt voor een overwerkvergoeding. Tegelijkertijd zijn nieuwe beloningsregels ingevoerd, die moderner en eenvoudiger zijn dan de oude regeling.
Medio 2016 is ook een nieuwe procedure ingevoerd voor het vervullen van vacatures. Hierdoor duurt de werving korter. Ook worden vacatures nu direct gemeentebreed opengesteld, wat de loopbaankansen en transparantie voor eigen medewerkers vergroot. Verder is gedurende heel 2016 hard gewerkt aan de voorbereiding van het Individueel Keuzebudget (IKB), dat per 1 januari 2017 de ambtenaren meer zeggenschap moet geven over hun (financiële) arbeidsvoorwaarden.

Registratie buitenlandse dienstreizen ambtenaren

Alle buitenlandse dienstreizen die bij het IDC zijn geboekt worden sinds 2011 op een uniforme wijze geregistreerd. In de onderstaande tabel treft u het overzicht van de buitenlandse dienstreizen die door ambtenaren van de gemeente Den Haag zijn gemaakt in 2016. In juli 2014 is door het College besloten dat dienstreizen naar Brussel zónder overnachting niet als buitenland worden aangemerkt. Deze dienstreizen zijn uit het jaaroverzicht verwijderd.

In 2016 is er door ambtenaren 198 keer een buitenlandse dienstreis gemaakt waarvan 105 unieke dienstreizen. Van de 198 buitenlandse dienstreizen zijn er 58 unieke bestemmingen aangedaan. Er reisden 140 ambtenaren 1 of meerdere keren naar het buitenland. Afgezet tegen het totale personeelsbestand van de gemeente Den Haag is dit nog geen 2%.
In 2016 is er sprake van een toename van het aantal gemaakte dienstreizen. In vergelijking met 2015 werden er in 2016 20% meer dienstreizen gemaakt. De kosten voor de dienstreizen zijn gestegen. De gemiddelde kosten van een dienstreis zijn € 195,56 per persoon hoger dan in 2015 (van € 1.136,75 naar € 1332,31 pp). Dit is te wijten aan de sterke toename van het aantal intercontinentale groepsreizen.

* een ambtenaar kan meerdere reizen hebben gemaakt
** per dienstreis kunnen 1 of meerdere ambtenaren reizen
*** een bestemming kan meerdere keren worden aangedaan.

Overige kosten
In verband met de verscherping en uniformering van de registratie van buitenlandse dienstreizen, wordt er sinds 2011 inzichtelijk gemaakt welke kosten er gemoeid waren met het annuleren van dienstreizen. In totaal zijn er in 2016 acht buitenlandse dienstreizen geannuleerd. De daaraan verbonden kosten bedroegen € 2973,26.

[1] Lesbienne, Homoseksueel, Biseksueel, Transgender en Interseksueel